Att bjuda in till fest: inbjudan, OSA och när den ska skickas

Inbjudan är det första gästerna ser av din fest. Den sätter tonen, svarar på deras frågor och avgör hur många som kommer. En otydlig inbjudan ger däremot fem sms med frågor om klädsel, barn och parkering veckan innan.

Här får du allt som ska stå med, när inbjudan ska ut för olika slags fester, vad OSA och klädkoderna betyder och färdiga exempeltexter att utgå från. Längst ned finns en planering från första idé till tacket efteråt.

Vad ska stå i en inbjudan?

Gästen ska kunna läsa inbjudan en gång och veta exakt vad som gäller. Börja med det som inte går att missa: vem som bjuder, vad som firas, datum, tid och plats. Sedan kommer det som påverkar gästens förberedelser, som klädsel, mat och barn.

Sista punkten är svaret. Skriv datum och till vem eller hur gästen ska svara.

1Vem bjuder och varför2Datum och tid3Plats och adress4Klädsel5Mat och specialkost6Svar senast och till vem7Barn, present, tal

• Vem och varför. ”Välkommen på Eriks 50-årsfest” säger mer än ”Välkommen på fest”.
• Datum och tid. Skriv veckodag, datum och starttid. Ange gärna ungefär när festen slutar, det hjälper den som behöver barnvakt eller skjuts hem.
• Plats. Fullständig adress, portkod eller vilken ingång som gäller och var man kan parkera.
• Klädsel. Använd en etablerad klädkod eller förklara med en mening.
• Mat och dryck. Middag, buffé eller tilltugg? Be gästerna meddela allergier och specialkost i svaret.
• Svar senast. Ett datum och ett namn, telefonnummer, mejl eller en länk.
• Övrigt. Barn eller inte, presenttips, tal och om festen är en överraskning.

När ska inbjudan skickas?

Ju större fest och ju längre resväg för gästerna, desto tidigare. Etikettexperten Magdalena Ribbing varnade samtidigt för att skicka för tidigt. Hon kallade bröllopsinbjudningar som skickas ett år i förväg helt fel, eftersom ingen vet vad hen gör om ett år.

Tabellen visar redaktionens riktmärken. De bygger på vanliga råd i etikettlitteratur och bröllopschecklistor och på hur långt i förväg kalendrarna brukar fyllas.

Sista svarsdagen styrs av den som lagar maten. En restaurang eller cateringfirma vill ofta ha slutligt antal gäster en viss tid innan, så fråga dem och lägg svarsdatumet med marginal före det. Gäller festen hemma räcker det att du hinner handla och planera bordsplaceringen.

Välj fest och få tider och exempeltext

Välj vilken sorts fest du ska ha. Du får tider, vad som är extra viktigt att skriva och en exempeltext att ändra i.

OSA: vad betyder det?

OSA står för ”om svar anhålles”. Värden ber gästen säga om hen kommer eller inte. Den franska motsvarigheten är RSVP, répondez s’il vous plaît. Uttrycket har blivit ett eget verb och den som osar svarar på inbjudan. Förkortningen skrivs både OSA och o.s.a.

Enligt Wikipedia ansåg Magdalena Ribbing att uttrycket är ålderdomligt och kan missförstås. Hon rekommenderade i stället ”Svar senast den” följt av datum.

Ett vanligt missförstånd gäller nejet. OSA betyder att alla ska svara, både de som kommer och de som inte kan. Står det ”anmälan senast” eller ”osa om du kommer” räcker det däremot med ett ja.

Klädkod på inbjudan

Klädkoden finns för att ingen ska känna sig fel klädd. Etikettexperten Mats Danielsson avråder på Systembolagets sida om klädkoder från påhittade koder som ”festklädd”, ”sommarfin” eller ”kom som du är”, eftersom bara värden vet vad de betyder.

Står det ingen klädkod klarar man sig nästan alltid i mörk kostym eller motsvarande klänning. Danielsson tycker att ”finare än vardag” fungerar om du förklarar vad du menar, till exempel att slipsen kan stanna hemma. Ribbing påpekade att en fest ordnas för gästernas skull. En klädkod som tvingar folk att hyra frack för tusenlappar är motsatsen till gästfrihet.

Papper, sms eller eventsida?

Ett tryckt kort känns högtidligt och sparas ofta på kylskåpet, medan ett sms eller en eventsida är snabbare och gör det enkelt att svara. Valet beror på festen och på gästerna.

Portot för ett inrikes brev upp till 50 gram är 22 kronor. PostNord anger att brev delas ut inom två vardagar, men räkna med längre tid på landsbygden och kring helger. En tjock inbjudan med extra kort eller karta kan väga över 50 gram och kräva dubbelt porto, så väg ett ex innan du köper frimärken.

Blanda gärna. Många skickar ett tryckt kort till de äldsta i släkten och samma inbjudan som bild till resten.

Gästlistan: partner, barn och vem som ska med

Skriv namnen på kuvertet eller i hälsningen, så vet mottagaren vilka som är bjudna. ”Anna och Johan” betyder två personer, medan ”familjen Svensson” betyder att barnen är välkomna. Vill du att gästen får ta med någon skriver du det, till exempel ”Ta gärna med en vän”.

Barn är den vanligaste källan till missförstånd. Skriv rakt ut om festen är för vuxna eller om barnen är välkomna. Gör det vänligt: ”Den här kvällen är för vuxna, så passa på att boka barnvakt”. Ska barn vara med är det klokt att välja en fest där alla kan umgås och att ha gott om alkoholfritt.

Bjud hellre ett helt sällskap än halva. Den som får höra om festen från en arbetskamrat som var bjuden blir sårad även om det inte var meningen.

Bra formuleringar för det känsliga

• Presenter: ”Det finaste ni kan ge mig är att komma. Vill ni ändå ge något tar vi tacksamt emot ett bidrag till vår resa.”
• Inga barn: ”Vi firar med vuxna den här kvällen och hoppas att ni kan ordna barnvakt.”
• Specialkost: ”Berätta i svaret om du har allergier eller äter specialkost.”
• Tal: ”Vill du hålla tal, säg till Lisa senast den 1 maj.”
• Överraskning: ”Det här är en överraskning för Peter. Svara bara till mig och säg ingenting till honom.”
• Tider: ”Mingel från klockan 18, middag 19. Carriage, det vill säga hemfärd, klockan 01.”

Planering från idé till tack

1. 3 månader föreBestäm datum, budget och ungefär hur många som ska bjudas. Boka lokal eller restaurang till större fester.
2. 2 månader föreGör gästlistan klar med adresser och telefonnummer. Skicka save the date om många ska resa långt.
3. 6-8 veckor föreSkicka inbjudan till stora fester. Bestäm meny och fråga cateringen när de vill ha slutligt antal.
4. 2-3 veckor föreSkicka inbjudan till middagar och kalas. Påminn dem som inte svarat på den stora festen.
5. Sista svarsdagRäkna gäster, samla allergier och gör bordsplaceringen.
6. Dagen innanSkicka en kort hälsning med adress, parkering och tider till dem som ska komma. Säg till den som ska hålla tal.
7. Dagen efterTacka gästerna för att de kom och skicka gärna några bilder.

Bilderna från festen

Den som är värd hinner sällan fotografera. Be en eller två gäster ta ansvar för bilderna redan när du skickar inbjudan, så kommer det inte som en överraskning på kvällen. Fotografera även dukningen och maten innan gästerna sätter sig. Det är bilder du har nytta av nästa gång du ska ha fest.

En fotobok eller ett album några veckor efter festen är en fin avslutning. Ta med inbjudan och några bilder från planeringen. Skicka gärna en kopia till festens huvudperson.

Om du är gäst: så svarar du

Svara före datumet, även om svaret är nej. Svara gärna på samma sätt som du blev bjuden, med ett brev på ett brev, men det viktigaste är att svaret kommer i tid.

Har inbjudan inget datum ska du ändå svara. Ta med allergier, specialkost och vilka som kommer i samma svar. Får du förhinder efter att du tackat ja, säg till direkt och inte på festdagen.

Vanliga misstag

• Ingen sluttid, så gästerna vet inte om de ska boka barnvakt till 22 eller 02.
• Fel veckodag i förhållande till datumet. Kontrollera i kalendern innan du skickar.
• En påhittad klädkod utan förklaring.
• Viktig fakta som bara står i en bild som inte går att läsa i telefonen.
• Ingen kontaktuppgift för svaret.
• Inbjudan skickas så tidigt att den glöms bort eller så sent att gästerna redan har planer.

Vanliga frågor om att bjuda in till fest

Vad ska stå i en inbjudan till fest?

Vem som bjuder och vad som firas, datum och tid, adress, klädsel, mat och vem gästen ska svara till och senast när. Skriv även om barn är välkomna och om det finns presenttips.

Hur långt innan ska man skicka inbjudan?

Två till tre veckor före en middag eller ett barnkalas, sex till åtta veckor före en stor födelsedag och ungefär tre månader före ett bröllop. Ett save the date till bröllop kan skickas sex till tolv månader före.

Vad betyder OSA?

OSA står för om svar anhålles och betyder att värden ber gästen svara om hen kommer eller inte. Både ja och nej ska lämnas före datumet och den franska motsvarigheten är RSVP.

Måste man svara nej på en inbjudan?

Ja, om det står OSA eller svar senast, eftersom värden behöver veta hur många som kommer. Står det bara anmälan eller osa om du kommer räcker ett ja.

Vad betyder klädkod kavaj?

För män gäller kostym eller kavaj i valfri färg med skjorta och slips eller fluga. För kvinnor gäller klänning, kjol eller byxor. Vid bröllop och högtider räknas kavaj ofta som mörk kostym.

Hur skriver man att barn inte är välkomna?

Rakt och vänligt, till exempel: Vi firar med vuxna den här kvällen och hoppas att ni kan ordna barnvakt. Skriv bara de vuxnas namn i hälsningen eller på kuvertet.

Går det bra att bjuda in via sms?

Ja, till middagar, kalas och mindre fester. Skriv datum, tid, adress och sista svarsdag i själva texten och inte bara i en bild. Till bröllop och stora jubileum uppskattar många ett tryckt kort.